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Djénéba TALL

Spécialiste en Passation de Marchés
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Le Spécialiste en passation de marchés est responsable  des activités liées à la passation des marchés. A ce titre il est chargé des attributions spécifiques suivantes:

  • Mettre en place la fonction de passation des marchés et en assurer le contrôle qualité;
  • Mettre en place les instruments de base de la passation de marchés (manuel des opérations, directives et documents de gestion des marchés) conformes aux exigences du manuel d’exécution du projet;
  • Mettre en place des outils de gestion des marchés adaptés aux besoins du projet, dont le plan annuel de passation des marchés et sa mise à jour périodique ;
  • Développer des mécanismes de suivi de l’exécution des contrats ;
  • Assurer que les procédures de passation des marchés sont celles de la Banque Mondiale et en conformité avec les règlements de l’IDA ;
  • Développer les mécanismes, procédures et pratiques nécessaires à l’intégrité du système de passation des marchés dont le système de classement.
  Sous la supervision générale du Coordonnateur du projet, le SPM sera responsable:
  • de la mise en place d’un système simple de gestion de la passation des marchés comprenant (i) la planification des opérations de passation des marchés, (ii) le suivi de l’avancement, (iii) l’analyse des écarts entre les réalisations et le plan de passation des marchés.
  • du contrôle qualité de l’ensemble du processus d’acquisition.
  Plus  spécifiquement, le SPM assurera :
    1. le suivi auprès des services techniques bénéficiaires de l’acquisition ou de l’unité de coordination du projet de la préparation et la finalisation des termes de référence (TDR), pour les acquisitions de service de consultant, et des spécifications techniques des biens et travaux;
    2. le contrôle qualité des dossiers d’appel d’offres, et des demandes de propositions (suivant les modèles fournis par l’IDA) devant être soumis à la non objection de l’IDA, et assurer leur transmission/vente selon les cas;
    3. le lancement des appels d’offres (le cas échéant aux avis à manifestation d’intérêt ou présélection), selon les modes convenus dans les accords de prêts ou de dons;
    4. le contrôle qualité des rapports d’évaluation des offres et propositions reçues, y compris des rapports d’ouverture des offres, et assurer le secrétariat des séances publiques d’ouverture des plis;
    5. la vérification que les rapports d’ouverture de plis et d’évaluation des offres sont signés conjointement par les membres désignés de ces commissions;
    6. l’interlocuteur du bailleur de fonds (IDA) pour toutes les questions relatives aux acquisitions notamment pour toutes les communications liées à l’obtention des non objections du bailleur de fonds;
    7. le contrôle qualité des contrats préparés par les experts techniques, après l’obtention des avis de non objection de l’IDA, et veiller à leurs signatures par les personnes habilitées à le faire ; et
    8. la conception et la mise en place d’une base de données fournisseurs, et la tenue des statistiques de gestion qui permettront à l’IDA de mesurer le niveau de performance de l’équipe chargée de la passation des marchés.
  • Il sera chargé de vérifier la planification, préparation et  la consolidation des plan de passation des marchés des services de consultants et de biens et travaux pour toutes les composantes du projet ;
  • Il sera responsable de l’établissement de tous les rapports d’activités prescrits par le manuel des procédures d’acquisition de l’unité de coordination du projet, mais également de tout autre rapport que le bailleur IDA pourrait demander dans le cadre de l’exécution du projet en rapport avec la passation des marchés.
  • Il devra mettre en place un système de classement des dossiers de passation des marchés qui inclura pour chaque marché tous les documents relatifs à ces marchés y inclus les documents relatifs aux paiements, en vue de permettre toute revue a posteriori de l’IDA.
  Le SPM apportera un conseil utile à tous les membres de l’équipe dans :  
  • la phase d’ouverture des plis, d’évaluation des offres et de proposition d’attribution du marché;
  • l’assistance à la réponse aux demandes de clarification des soumissionnaires;
  • la réponse aux commentaires de la Banque mondiale;
  • les propositions de solution alternative lorsqu’un problème de passation des marchés ne peut être résolu à l’interne;
  • l’examen de toute correspondance arrivée ou départ concernant la passation des marchés afin de s’assurer que le courrier a reçu le traitement adéquat dans le parfait respect des règles; et
  • l’interprétation des clauses du contrat en cas de différend pendant son exécution .
  Le SPM signera un contrat de performance avec la coordination du projet afin d’assurer en temps voulu (i) la production régulière des mises à jour du plan de passation des marchés du projet, (iii) le rapport d’activité mensuel, (ii) la qualité des dossiers d’acquisition, y compris ceux soumis a l’avis de non objection de la Banque, et (iv) la tenue à jour des fiches d’acquisition devant servir de support aux revues a posteriori des marchés (PPRs) passés qu’effectuera la Banque. Le SPM remettra à l’unité de coordination du projet un rapport mensuel d’activités au plus tard quinze (15) jours après la fin du mois auquel il se rapporte et un rapport final en fin de mandat.   Le modèle de rapport à fournir sera défini en accord avec l’IDA et comportera au minimum les informations sur les marchés requises dans le Rapport de Suivi Financier  (RSF) du projet.   INCOMPATIBILITE AVEC CERTAINES FONCTIONS D’EXECUTION   Afin d’éviter les situations potentielles de conflit d’intérêt qui pourraient ne pas lui permettre de donner un avis objectif dans le seul intérêt du client, le SPM:
  • ne sera pas membre de la Commission d’Evaluation à laquelle il apporte un conseil utile pour le respect des règles; il pourrait cependant assurer le secrétariat de la Commission des Marchés, organe de contrôle interne;
  • ne devra pas participer aux opérations d’exécution du marché notamment les réceptions de qualité ou de quantité et le paiement;
  • ne devra pas être dans une position de gestionnaire comptable de matières.